09 thói quen giúp bạn "thăng hạng" trong mắt sếp
“Worklife balance” (Cân bằng công việc và cuộc sống) trở thành xu hướng mới giới trẻ, đặc biệt là Gen Z. Nhiều công ty và Sếp bắt đầu đánh giá nhân viên không chỉ ở kết quả công việc mà còn ở thái độ và năng lượng làm việc, nếu bạn cũng đang muốn có một phong cách làm việc hiệu quả hơn và “thăng hạng” trong mắt sếp, hãy rèn luyện được những thói quen sau đây!
1. Tập trung vào những điều quan trọng nhất (MITs)
MITs (Most important tasks) đây có lẽ là khái niệm không còn quá xa lạ với bạn thông qua câu chuyện “Jar of life” (chiếc lọ cuộc sống). Đã bao giờ bạn luôn cảm thấy mình có rất nhiều việc cần phải làm trong một ngày, nhưng nếu quan sát kỹ thì trong số các công việc cần làm của bạn, sẽ có những công việc quan trọng và những công việc ít quan trọng hơn. Nếu một ngày bạn dành rất nhiều thời gian cho các việc ít quan trọng còn việc quan trọng lại loay hoay và chưa thể xử lý thì kết quả sẽ như thế nào?
Đó là lý do MITs ra đời và để luyện tập thói quen này, mỗi ngày bạn chỉ cần chọn 1-3 đầu việc quan trọng nhất mà bạn bắt buộc phải hoàn thành, còn lại các việc khác bạn có thể linh hoạt sắp xếp trong các khung thời gian trống trong ngày. Thói quen này sẽ giúp tâm trạng của bạn thấy vui hơn vì mình cảm thấy mình làm việc hiệu quả hơn, ngoài ra nó cũng hạn chế mong muốn trì hoãn của bạn.
2. Deep work (Làm việc sâu)
Chúng ta thường dễ rơi vào trạng thái chứng tỏ mình năng suất hơn, đa nhiệm hơn khi thể mình là một người bận rộn, tương tác tích cực trong các group công việc và phản hồi email nhanh chóng. Thế nhưng, đó cũng là một trong những điều khiến bạn khó có thể “làm việc sâu”. Deep work giúp tăng khả năng tập trung cao độ hơn vì thế chất lượng của các sản phẩm bạn làm ra cũng được chỉn chu và sáng tạo hơn.
Và để có thể “làm việc sâu” bạn cần những lưu ý sau:
Đề ra khung giờ cố định: Dành thời gian cố định vào thời gian biểu của bạn mỗi ngày, sẽ tạo ra một thói quen tích cực trong công việc. Khoảng thời gian này, chỉ có bạn và công việc để hạn chế xao nhãng bởi các việc khác.
Ngắt kết nối với mạng xã hội: Việc vào ra mạng xã hội sẽ dễ dàng kéo bạn ra khỏi những quỹ đạo tập trung mà bạn đang cố gắng xây dựng. Những tin nhắn, bình luận,... là các tác nhân chính khiến bạn loay hoay cả ngày mà không làm được gì. Hãy đặt ra những khung giờ và xác định rõ mục đích (tìm ý tưởng, tham khảo tài liệu,...) cho việc kết nối với mạng xã hội.
Nghi thức làm việc: Nghe có vẻ lạ lẫm, nhưng thật chất đó như một quy trình nhỏ, một “màn dạo đầu” để bạn cảm thấy hào hứng hơn trước khi bắt đầu vào khung thời gian làm việc sâu. Ví dụ: bạn sẽ pha một tách cà phê, bật một playlist yêu thích và chuẩn bị vào việc.
3. Đơn giản hóa và tự động hóa
“Don’t work hard, work smart” (đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc một cách thông minh) nếu bạn thấy mình làm đi làm lại nhiều việc giống nhau, hãy tìm cách làm những việc đó nhanh hơn. Học cách thiết kế những quy trình hoặc tìm ra các công cụ hỗ trợ để công việc bạn trở nên tiện ích và dễ dàng
Một vài gợi ý mà bạn có thể cân nhắc:
- Tập hợp các quy trình vận hành cho các công việc hằng ngày.
- Trao quyền và chia sẻ công việc cho nhân viên thực tập hoặc đồng nghiệp phù hợp. (Chỉ cần đảm bảo rằng bạn theo dõi và cập nhật nhóm của mình thường xuyên).
- Tìm hiểu các phím tắt đơn giản thường sử dụng sẽ giúp thao tác nhanh chóng và tiết kiệm thời gian.
- Tăng tốc độ đánh máy của bạn - nghe thật hiển nhiên, nhưng hãy tưởng tượng sự khác biệt giữa 60 và 90 từ mỗi phút là rất lớn. Một trò chơi như Typeracer có thể giúp ích.
- Sử dụng công nghệ để xử lý các công việc lặp đi lặp lại.
Một cách khác để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc đến từ nguyên tắc 80/20 (còn gọi là Nguyên tắc Pareto) nói rằng, trong hầu hết hoạt động, 80% kết quả sẽ đến từ 20% nỗ lực.
Để tối đa hóa hiệu quả, nếu bạn có năng xác định 20% công việc quan trọng nhất thì bạn đã cắt giảm 80% thời gian còn lại, để tìm thêm thời gian cho những việc có ảnh hưởng lớn nhất.
5. Lên kế hoạch cho những thứ không có trong kế hoạch
Mặc dù bạn đã lên công việc và kế hoạch rất rõ ràng, nhưng chúng ta không thể biết rằng liệu có những tình huống bất ngờ nào có thể xảy ra. Hãy biết cách đánh giá những điều có thể sẽ xảy ra ngoài ý muốn và có một kế hoạch dự phòng phù hợp.
Ví dụ: bạn cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành một việc, bạn gặp gián đoạn trong cuộc họp, đồng nghiệp của bạn chưa hoàn thành công việc,.. đừng quên tính toán cả những vấn đề ngoài kế hoạch này.
Những người làm việc năng suất cao không chờ đợi động lực - họ bắt đầu làm việc và động lực sẽ theo sau
6. Làm việc trước khi bạn có động lực
“Tôi không có động lực, không có cảm hứng” là vấn đề mà rất nhiều người, đặc biệt những người làm trong lĩnh vực sáng tạo. Tuy nhiên để trở thành người làm việc với năng suất cao, bạn cần rèn luyện thói quen bắt đầu thứ gì đó kể cả khi bạn chưa có động lực.
Trong cuốn sách kinh điển Bird by Bird, tác giả Anne Lamott đưa ra lời khuyên này cho những nhà văn có tham vọng: Hãy nhìn qua khung ảnh một inch. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải giải quyết mọi thứ cùng một lúc, bạn cảm thấy khó khăn do bạn đang choáng ngợp trước quá nhiều việc bạn cần phải làm.
Lamott nói với các nhà văn đừng lo lắng về nguồn cảm hứng hay động lực. Chỉ cần bắt đầu viết theo cách nhỏ nhất có thể. Ngay cả khi bạn chỉ cần bắt đầu với việc mô tả đôi giày của chính mình, thì việc lấy các từ - bất kỳ từ nào - trên trang là bước đầu tiên.
Nếu bạn cảm thấy choáng ngợp hoặc thấy mình trì hoãn, hãy xem qua khung ảnh một inch. Bắt đầu làm điều gì đó - chẳng hạn như chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ hơn - và bạn sẽ thấy dễ dàng hơn khi tiếp tục. Hành động là thứ dẫn đến động lực, từ đó dẫn đến nhiều hành động hơn. Những người làm việc năng suất cao không chờ đợi động lực - họ bắt đầu làm việc và động lực sẽ theo sau.
Đã có nghiên cứu về “multitask” chỉ ra rằng: Những người cố gắng “multitask” thường có kết quả rất tệ, vì khi bạn cố gắng đa nhiệm, bạn không thực sự làm được hai việc cùng một lúc - bạn đang nhanh chóng chuyển đổi trọng tâm của mình giữa hai việc. Và việc này khiến bạn tốn thời gian nhưng kết quả lại cực kỳ kém.
Nếu bạn từng vừa dọn dẹp nhà trong khi nghe sách nói, có thể bạn sẽ làm tốt. Lý do là hai nhiệm vụ - làm sạch và lắng nghe - không sử dụng cùng nguồn lực tinh thần. Thế nhưng, nếu bạn đang viết email trong khi cố gắng theo dõi các từ trong podcast, thì cả hai nhiệm vụ đang cạnh tranh để giành tài nguyên ngôn ngữ của bạn - công việc của bạn sẽ chậm lại và chất lượng sẽ bị ảnh hưởng. Nó cũng làm tiêu hao năng lượng của bạn và làm cho não của bạn mệt mỏi hơn.
8. Học cách nói "Không"
Trong cuộc sống ngày nay, chúng ta có quá nhiều lời mời, cơ hội và dự án hấp dẫn. Và quả thật nói “Không” là một điều rất khó. Điều đó nghĩa là bạn phải đặt một số thứ sang một bên và dành sự ưu tiên cho cho những điều thực sự quan trọng.
Chuyên gia Mark Shead đã nói rằng:
“Những người làm việc hiệu quả cao thực sự KHÔNG làm tốt mọi việc. Có ít việc phải làm hơn có nghĩa là thời gian bạn dành cho những việc quan trọng sẽ tập trung hơn và hiệu quả hơn.
Thông thường, mọi người nghĩ rằng họ đang trở nên năng suất hơn bằng cách lấp đầy ngày càng nhiều công việc có giá trị thấp hơn, nhưng công việc có giá trị thấp này lấy đi năng lượng và sự sáng tạo vốn có thể hướng tới công việc có giá trị cao.
Những người làm việc năng suất và hiệu quả nhất mà tôi biết đã, họ tìm ra những gì họ làm cảm thấy thực sự có giá trị và họ nỗ lực hết sức để làm điều đó. Và điều này có nghĩa là họ ngừng thực hiện một số hoạt động ‘tốt’ để tập trung vào những điều quan trọng nhất đối với họ và cho mục tiêu của họ ”.
“Hãy cho tôi 6 giờ để chặt một rừng cây và tôi sẽ dành 4 giờ đầu tiên để mài rìu”
Có một câu nói nổi tiếng: “Hãy cho tôi sáu giờ để chặt một rừng cây và tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu”. Việc trở thành một người hiệu quả, không chỉ là làm việc chăm chỉ mà còn bạn cần có một bộ kỹ năng, công cụ thật sự “sắc bén” trong việc xử lý tình huống, phương pháp làm việc và ra quyết định.
Warren Buffett và Charlie Munger cho rằng phần lớn thành công của họ là do đọc sách. Bằng cách dành nhiều thời gian đọc sách, trở nên hiểu biết hơn và trở nên giỏi hơn trong giao dịch tài chính, họ có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.
Như Munger đã từng nói: “Cả tôi và Warren đều không đủ thông minh để đưa ra quyết định mà không cần phải suy nghĩ nhiều. Chúng tôi đưa ra quyết định thực tế rất nhanh chóng, nhưng đó là bởi vì chúng tôi đã dành rất nhiều thời gian để chuẩn bị cho bản thân bằng cách ngồi yên lặng, đọc và suy nghĩ ”.
Nguồn tham khảo: BENYAMIN ELIAS
Ảnh: Freepik, Storyset
