Thử 9 bí quyết làm việc tốt hơn từ 26 cây viết hàng đầu về năng suất
Trong vài năm qua, chúng ta đã bước vào một thời kỳ mới mà việc quản lý năng lượng và thời gian của bạn là không đủ. Ngày nay, lượng thông tin dồn dập từ mọi hướng đã vượt quá khả năng tiếp thụ của chúng ta. Bất kể bạn có bao nhiêu thời gian và năng lượng, bạn không thể làm việc hiệu quả nếu không nắm vững nghệ thuật quản lý sự chú ý.
Dưới đây là chín chủ đề gói gọn lời khuyên của 26 cây viết hàng đầu về khoa học và năng suất giúp bạn đạt được hiệu suất cao nhất.
1. Chuyển chế độ làm việc từ “phòng thủ”sang “tấn công”
Khi bắt đầu chuyển sang làm việc ở chế độ “tấn công”, chúng ta cảm thấy hài lòng hơn. Nhiều người trong chúng ta biết điều này nhưng vẫn tiếp tục cho phép bản thân phần lớn thời gian để “phòng thủ” và làm theo yêu cầu của người khác.
Nhiều chuyên gia mà khi được phỏng vấn tin rằng những vận động viên hàng đầu sẽ thực hiện các bước nhằm đảm bảo tỷ lệ tấn công trên phòng thủ hợp lý. Tom Rath, tác giả của Are You Full Charged?, khuyên bạn nên dành riêng một khoảng thời gian làm việc không tiếp xúc với email trước tiên vào buổi sáng cho đến khi bạn hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ quan trọng.
2. Nhận ra sự bận rộn thực chất là thiếu tập trung
Sự bận rộn thoạt đầu tạo một cảm giác rằng bạn đang làm được nhiều việc. Tuy nhiên, trải nghiệm đó có thể là một ảo tưởng. Sự bận rộn cướp đi sự tập trung của chúng ta và ngăn cản chúng ta tiến bộ trong những công việc quan trọng nhất.
Nhà xã hội học Christine Carter, Tiến sĩ và là một chuyên gia tại Greater Good Science Center thuộc Đại học California, Berkeley, nói theo cách này: “Bận rộn không phải là dấu hiệu của sự thông minh, quan trọng hay thành công. Một cách cực đoan, bận rộn có nhiều khả năng là dấu hiệu của sự tuân thủ hoặc bất lực hoặc sợ hãi ”. Thay vì coi bận rộn là một dấu hiệu quan trọng, những người có hiệu suất hàng đầu giải thích sự bận rộn là một dấu hiệu của việc lãng phí năng lượng.
3. Thách thức bí mật về “nhân sự lý tưởng”
Có quá nhiều người vẫn tin vào khái niệm “nhân sự lý tưởng” là người làm việc liên tục, phải trả giá đắt cho cuộc sống cá nhân của họ, nhưng có nhiều bằng chứng ngược lại. Làm việc hiệu quả đồng nghĩa với việc bạn không thể làm việc trong thời gian dài và duy trì hiệu suất ở mức cao. Là con người, chúng ta có khả năng tập trung chú ý rất hạn chế. Như Brigid Schulte, nhà báo và là tác giả của cuốn sách bán chạy Overwhelmed, chỉ ra rằng, chúng ta đã bị mê hoặc rằng chỉ cần chúng ta cố gắng hơn và làm việc lâu hơn, chúng ta có thể đạt được bất cứ điều gì.
Những người năng suất hàng đầu có cách tiếp cận khác. Họ nhận ra và tôn trọng những hạn chế về thể chất của mình bằng cách tập thể dục và ngủ nhiều, đạp xe giữa 90 phút làm việc tập trung và thời gian nghỉ ngơi ngắn, đồng thời ngắt kết nối với email trong một số thời gian ngoài giờ.
4. Cố ý bỏ dở những nhiệm vụ quan trọng
Giáo sư Wharton và nhà tâm lý học Adam Grant từng chia sẻ “Tôi từng viết và không muốn đứng dậy cho đến khi tôi viết xong một chương, “bây giờ tôi sẽ cố tình để lại những câu lửng lơ giữa chừng và đứng dậy đi làm việc khác. Tôi thấy rằng khi quay lại, tôi không phải mất quá nhiều thời gian làm việc để hoàn thành câu, và bây giờ tôi cũng có một loạt ý tưởng mới tiếp theo.” (lưu ý: Hemingway cũng theo cùng một chiến lược.)
Những gì cả Grant và Hemingway thực hành là xu hướng con người nghiền ngẫm các nhiệm vụ chưa hoàn thành, hay còn được gọi là Hiệu ứng Zeigarnick. Nếu bạn bắt đầu một dự án và bỏ dở, bạn nhất định phải nghĩ về nó thường xuyên hơn sau khi hoàn thành.
Thay vì đặt mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong một lần, hãy thử để chúng dở dang. Làm như vậy sẽ khuyến khích bạn tiếp tục suy nghĩ về công việc của mình trong các môi trường khác nhau, và trong quá trình này, bạn có thể tìm ra các giải pháp sáng tạo.
5. Tạo thói quen nghỉ ngơi
Năng suất đòi hỏi nhiều hơn sự kiên trì mà cần cả sự sáng suốt và khả năng giải quyết vấn đề. Nghiên cứu chỉ ra khá rõ ràng rằng chúng ta có nhiều khả năng tìm thấy những ý tưởng đột phá hơn khi chúng ta tạm thời loại bỏ bản thân khỏi guồng quay hàng ngày. Đây là lý do tại sao các giải pháp tốt nhất tự bộc lộ khi chúng ta bước vào phòng tắm, chạy bộ hoặc đi nghỉ. Những người năng suất hàng đầu coi thời gian nghỉ là một khoản đầu tư vào hiệu suất trong tương lai của họ.
6. Giúp đỡ người khác một cách có chiến lược
Grant lập luận trong cuốn sách Give and Take của mình rằng những người đạt thành tích cao có xu hướng trở thành Người cho đi (Giver) - những người thích giúp đỡ người khác mà không bị ràng buộc. Mặc dù việc cho đi chắc chắn có thể giúp bạn thành công, nhưng dữ liệu của Grant cũng tiết lộ rằng việc giúp đỡ “mọi việc” là một công thức dẫn đến thất bại.
Làm thế nào để giúp đỡ đúng cách? Grant cho rằng hãy tránh đồng ý với mọi cơ hội giúp đỡ. Thay vào đó, chuyên về một hoặc hai hình thức giúp đỡ mà bạn thực sự thích thú và giỏi nhất.
7. Và cũng cần nói “không” đúng lúc
Càng đồng ý với nhiều cam kết, chúng ta dễ trải nghiệm điều mà tác giả và nhà tư vấn Rory Vaden gọi là “sự pha loãng ưu tiên”. Số lượng nghĩa vụ đã cam kết ngăn cản thực hiện công việc quan trọng nhất.
Nhà tư vấn và nhà văn Greg McKeown khuyên bạn nên trò chuyện với người quản lý của mình và liệt kê tất cả các dự án mà bạn đang thực hiện. Cho biết những hạng mục nào bạn cho là ưu tiên và mời cấp trên của bạn chia sẻ ý kiến.
8. Hành động quan trọng có thể đo lường được
Tác giả sách bán chạy nhất Gretchen Rubin, một chuyên gia về hạnh phúc và thói quen, xem việc theo dõi tiến trình là một trong những chìa khóa để thay đổi hành vi: “Nếu bạn muốn ăn uống lành mạnh hơn, hãy viết nhật ký ăn uống. Nếu bạn muốn vận động nhiều hơn, hãy sử dụng máy đếm bước. Nếu bạn muốn tiết kiệm, hãy theo dõi chi tiêu của mình”.
Marshall Goldsmith, huấn luyện viên kiêm CEO nổi tiếng cũng đồng quan điểm. Mỗi tối, anh xem lại bảng tính gồm 40 mục bao gồm mọi hành vi quan trọng mà anh hy vọng sẽ đạt được. Trong số các mục: số từ anh viết, quãng đường đi bộ, và số điều tốt đẹp anh đã nói với vợ, con gái và cháu của mình.
9. Làm việc hôm nay để dành nhiều thời gian hơn cho tương lai
Vaden khuyên bạn nên tự hỏi bản thân, "Làm thế nào tôi có thể sử dụng thời gian của mình ngày hôm nay theo cách tạo ra nhiều thời gian hơn cho ngày mai?" Theo đó, bạn nên cân nhắc nhiều hơn tới việc tự động hoá hoặc uỷ quyền cho người khác làm việc.
Kết luận: chống lại sự lôi cuốn của sự bận rộn, có kế hoạch từ chối, duy trì sự tập trung không ngừng vào các mục tiêu - đây là những kỹ năng chúng ta cần trau dồi ở bản thân để thành công, cả trong công việc và cuộc sống.
Theo Ron Friedman, Harvard Business Review
