Timeboxing - Tất cả những gì bạn cần biết về kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả

Quy luật Parkinson cho rằng “công việc sẽ giãn nở theo thời gian được giao để hoàn thành”. Điều đó có nghĩa là một công việc đơn giản mà được thực hiện trong thời gian dài cũng gây lãng phí toàn bộ thời gian đó. Do vậy, trừ khi bạn muốn dành cả một tuần để viết bản báo cáo dài 5 trang, tại sao bạn không thử phương pháp “đóng gói thời gian” timeboxing?

Timeboxing là một ý tưởng quản lý thời gian xuất phát trong lĩnh vực phát triển phần mềm linh hoạt (Agile Software Development). Ý tưởng ở đây là bạn lên kế hoạch phân bổ một lượng thời gian cố định và tối đa cho một nhiệm vụ cụ thể và hoàn thành nó trong khung thời gian đã định.

Ví dụ: Bạn được sếp giao cho nhiệm vụ thiết kế các tấm moodboard trong văn phòng làm việc, bạn không muốn dành cả buổi sáng để làm điều đó. Bạn có thể đóng gói 30 phút cho việc thiết kế và buộc phải hoàn thành trong 30 phút.

Nhờ nguyên tắc rất đơn giản – thay vì lao đầu vào làm việc cho tới khi xong thì thôi, thì với timeboxing, bạn chủ động lựa chọn khoảng thời gian bạn sẽ dành cho các nhiệm vụ quan trọng – Timeboxing dần trở thành một kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả được nhiều người áp dụng.

Timeboxing là kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả dành cho những người hay trì hoãn. Bằng cách đưa ra một hạn chót cụ và thường đây là những nhiệm vụ đã được lên lịch trước. Từ các cuộc họp công việc hàng tuần, các cuộc thảo luận kết quả kinh doanh cho tới các công việc thường hay bị trì hoãn như viết sách, làm việc nhà hay uống thuốc…. Timeboxing yêu cầu bạn phải đặt thời gian tự động và nhắc nhở bạn "buộc" phải hoàn thành nó.

Timeboxing cũng giúp bạn giải quyết được chủ nghĩa hoàn bảo. Nguyên tắc của phương pháp này là bạn cần phải hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc hoàn thành quan trọng hơn một kết quả hoàn hảo.  

Nếu bạn muốn tăng năng suất và tập trung, timeboxing là một công cụ cực kỳ hiệu quả. Nguyên tắc hoạt động của timeboxing là bạn cần biết cách đóng gói thời gian hợp lý nhất cho các nhiệm vụ riêng biệt, điều này buộc bạn phải tập trung vào bản chất của công việc. Việc giới hạn thời gian cũng cho phép bạn làm được nhiều việc (và hiệu quả hơn) trong một ngày mà không bị ảnh hưởng bởi các nhiệm vụ xen vào giữa.

1. Lựa chọn nhiệm vụ phù hợp

Mặc dù timeboxing là một kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả, nhưng không phải nhiệm vụ nào bạn cũng có thể áp dụng kĩ thuật này. Nếu áp dụng quá nhiều có thể gây căng thẳng, ngược lại phân bổ nhiệm vụ không phù hợp có thể gây lãng phí thời gian. Bạn cần lựa chọn áp dụng timeboxing cho các nhiệm vụ phù hợp với bản thân.

Nhìn chung, timeboxing phù hợp nhất với hai kiểu nhiệm vụ sau

1. Các nhiệm vụ mà bạn không có động lực làm việc

VD: Bạn phải dịch một bài viết dài 5.000 từ mà chủ đề tương đối nhàm chán

2. Các nhiệm vụ mà bạn không muốn dành quá nhiều thời gian

VD: Bạn rất lười rửa bát, dọn dẹp nhà cửa hoặc nấu cơm hàng ngày.  

2. Xác đụng mục tiêu, giới hạn thời gian  

Bước tiếp theo bạn cần dự đoán thời gian hoàn thành (hay hạn chót) cho mỗi nhiệm vụ mà bạn đã lựa chọn và phân bổ thời điểm thực hiện. Một số người sẽ thêm cả địa điểm cụ thể (làm việc ở quán cà phê, ở nhà hay văn phòng).

VD: Nhiệm vụ của bạn là viết một cuốn sách 40,000 từ trong thời gian là 3 tháng. Bạn dự đoán sẽ cần phải viết (và biên tập) trung bình là 450 từ mỗi ngày (giả sử bạn không nghỉ viết ngày nào). Nhưng bạn cũng muốn giới hạn “thời gian” mỗi ngày dành cho việc viết sách, bạn cũng chạy các dự án khác cũng một lúc. Đó là khi bạn áp dụng Timeboxing – bạn ước tính sẽ viết 450 từ trong vòng 1 tiếng đồng hồ.

Sau đó bạn bắt đầu đặt đồng hồ đo lường thời gian (trên điện thoại, trên laptop, hoặc sử dụng chiếc đồng pomodoro ..) để đo thời gian bạn thực hiện một nhiệm vụ cho tới khi hoàn thành.

Vẫn áp dụng ví dụ trên, bạn đặt lịch trên google calender cho việc viết sách vào lúc 8 giờ sáng mỗi ngày, vào đúng 8 giờ sáng, bắt đầu đặt thời gian 1 tiếng và hoàn thành 450 từ.

Bước này bạn sẽ cần thực hành và tạo lập thói quen trong một thời gian để đưa ra khoảng thời gian hoàn thành chính xác so với tình hình thực tế.

Lưu ý: bạn cần trừ đi thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ, không nên để các timebox quá sát nhau và cho phép thời gian đóng góp có độ thở vì dự đoán bao giờ cũng có độ sai lệch so với thực tế.

3. Đánh giá và phân tích timebox

Đây là bước đơn giản nhưng bạn không nên bỏ qua. Nếu bạn hoàn thành tốt trong thời hạn được giao, hãy nghỉ ngơi một chút và chuyển sang timebox tiếp theo.

Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn được giao, bạn sẽ có xu hướng muốn tiếp tục làm cho tới khi xong việc. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu kĩ lí do tại sao bạn chưa hoàn thành và đánh giá vào cuối mỗi timebox. Hãy hỏi bản thân: Có phải bạn bị mất tập trung? Điều gì khiến bạn xao lãng? Bạn có thể thay đổi lịch trình cho lần tiếp theo?

3. Các công cụ sử dụng

Timeboxing là một kĩ thuật tương đối đơn giản. Bạn không cần các công cụ đặc biệt cho phương pháp này. Tất cả những gì bạn cần là Google Calender hoặc một ứng dụng thời gian biểu tương tự.

Trong Google Calender, bạn hoàn toàn có thể lên lịch, đặt thời gian cho từng nhiệm vụ giống như bạn lên lịch cho một cuộc họp.

Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ đếm thời gian để thực hiện một cách chính xác nhất. Một số người hay kết hợp Timeboxing với kĩ thuật Pomodoro để tích hợp thời gian cụ thể (một Pomodoro thường mất khoảng 25 phút cho một nhiệm vụ).

Time tracker cũng là ứng dụng thường được dùng trong kĩ thuật Timeboxing. Ứng dụng time tracker cho phép bạn giám sát kĩ càng và chính xác nhất thời gian bạn sử dụng trên máy tính/điện thoại thông qua các bản báo cáo thời gian thực. Tham khảo thêm ứng dụng miễn phí Clockify.